Responsable de l'Administration et Des Moyens Généraux/Admin & Shared Services

ENGLISH

• Oversee and manage the organization's administrative functions to ensure the seamless operation of all business activities. Your focus will include optimizing administrative processes, maintaining effective office management, and leading a dedicated team to support various departments in achieving their objectives.
• Managing administrative activities involving purchase of office equipments, Office items procurement, housekeeping, safety, security, employee induction etc.
• Planning and preparing monthly reports pertaining to finance required for maintaining office infrastructure and facilities.

FRENCH

• Superviser et gérer les fonctions administratives de l'organisation pour assurer le bon déroulement de toutes les activités commerciales. Votre objectif sera d'optimiser les processus administratifs, de maintenir une gestion efficace du bureau et de diriger une équipe dédiée pour soutenir les différents départements dans l'atteinte de leurs objectifs.
• Gérer les activités administratives impliquant l'achat d'équipements de bureau, l'achat d'articles de bureau, l'entretien ménager, la sécurité, la sécurité des employés, etc.
• Planification et préparation de rapports mensuels concernant le financement requis pour l'entretien de l'infrastructure et des installations de bureau.

KEY DUTIES AND RESPONSIBILITIES

ENGLISH

• Plan and coordinate administrative procedures and systems and design ways to streamline processes

• Collect, organize and store information using filing systems.

• Ensure a smooth and adequate flow of information within the company to facilitate operations.

• Ensure that document management is provided in accordance with legal provisions and the company's quality standards. Ensure the provision of all auxiliary services and housekeeping

• Monitor the inventory of office supplies and the purchase of new equipment, taking into account budgetary constraints

• Contract management (rental contract and other administrative contracts). Cost control and rapid implementation of HR and administrative projects.

• Supervise the management of service contracts and service level agreements for outsourced services.

• Supervise the process of acquiring new service providers linked to all outsourced services under the administrative section

• Event management, meeting organization, travel organization and hotel reservations for customers and employees

• Monitor costs and expenses to assist in budget preparation

• Ensure that operations comply with policies and regulations

• Stay abreast of all organizational changes and business developments
• Organize the layout of the offices, maintain the condition of the offices. Manage the repair, maintenance and replacement of equipment, furniture, furnishings. Allocate offices as needed
• Organize the layout of Guest houses and houses, maintain their condition and manage the repair, maintenance and replacement of equipment, household appliances, furniture, etc.,
• Manage the maintenance of equipment and supplies to meet health and safety standards
• Organize the administrative fleet and manage repairs, vehicle maintenance, etc.
• Provide general support to visitors. Assist in the welcoming process for new hires
• Liaise with the facilities management departments (Maintenance, Electricity, etc.), including cleaning, catering and security services.
• Inspect building structures to determine the need for repairs or renovations
• Ensure that travel authorizations (mission orders), visas and other travel documents necessary for the management committee and staff traveling outside the country for official functions are issued quickly
• Arrange for the relocation of employees, which includes arrangements for their family needs such as admission to school, transportation and meeting the needs of their household.
• Examine consumption of public services and try to minimize costs
• Supervise all facility staff (guards, technicians, field guards, etc.) and external contractors
• Control of activities such as the allocation of parking spaces, waste disposal, building security, etc.
• Perform analyses and forecasts
• Contribute to the overall performance of the service by executing the targets set for it.
• Conduct its performance evaluation (PMS Evaluation ).
• Attend training to build skills.
• Perform other tasks as assigned by the Country Head, HAMA.

FRENCH

• Planifier et coordonner les procédures et systèmes administratifs et concevoir des moyens de rationaliser les processus

• Collecter, organiser et stocker les informations à l'aide de systèmes de classement.

• Assurer un flux d'informations fluide et adéquat au sein de l'entreprise pour faciliter les opérations.

• S'assurer que la gestion des documents est fournie conformément aux dispositions légales et aux normes de qualité de la société. Assurer la fourniture de tous les services auxiliaires et d'entretien ménager

• Surveiller l'inventaire des fournitures de bureau et l'achat de nouveau matériel en tenant compte des contraintes budgétaires

• Gestion des contrats (contrat de location et autres contrats administratifs). Contrôle des coûts et mise en œuvre rapide des projets RH et administratifs.

• Superviser la gestion des contrats de service et des accords de niveau de service pour les services externalisés.

• Superviser le processus d'acquisition de nouveaux fournisseurs de services liés à tous les services externalisés relevant de la section administrative

• Gestion d'événements, organisation de réunions, organisation de voyages et réservations d'hôtel pour les clients et les employés

• Surveiller les coûts et les dépenses pour aider à la préparation du budget

• Veiller à ce que les opérations respectent les politiques et les réglementations

• Rester au courant de tous les changements organisationnels et développements commerciaux
• Organiser l'aménagement des bureaux, maintenir l'état des bureaux. Gérer la réparation, l'entretien et le remplacement de l'équipement, du mobilier, de l’ameublement. Allouer des bureaux en fonction des besoins
• Organiser l'aménagement des Guest house et des maisons, maintenir leur état et gérer la réparation, l'entretien et le remplacement de l'équipement, des appareils électroménagers, du mobilier, etc.,
• Gérer l'entretien de l'équipement et des fournitures pour répondre aux normes de santé et de sécurité
• Organiser le parc automobile administratif et gérer les réparations, l'entretien des véhicules, etc.
• Fournir un soutien général aux visiteurs. Aider au processus d'accueil pour les nouvelles embauches
• Assurer la liaison avec les Départements de gestion des installations (Maintenance, Electricité, etc…), y compris les services de nettoyage, de restauration et de sécurité.
• Inspecter les structures des bâtiments pour déterminer le besoin de réparations ou de rénovations
• Veiller à ce que les autorisations de voyage (Ordre de mission), les visas et autres documents de voyage nécessaires pour le comité de direction et le personnel voyageant hors du pays pour des fonctions officielles se fassent rapidement
• Prendre des dispositions pour la réinstallation des employés, ce qui comprend des dispositions pour leurs besoins familiaux tels que l'admission à l'école, le transport et la prise en charge des besoins de leur ménage.
• Examiner la consommation des services publics et s'efforcer de minimiser les coûts
• Superviser tout le personnel des installations (gardiens, techniciens, gardiens de terrain, etc.) et les entrepreneurs externes
• Contrôle des activités telles que l'attribution des places de stationnement, l'élimination des déchets, la sécurité des bâtiments, etc.
• Effectuer des analyses et des prévisions
• Contribuer à la performance globale du service par l'exécution des objectifs cibles qui lui ont été fixés.
• Procéder à son évaluation de performance (Evaluation PMS).
• Assister aux formations organisées pour renforcer les compétences.
• Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées par le Country Head, HAMA.

Requirements

Education and Work Experience

ENGLISH

• Bachelor’s degree or its equivalent in Business Administration, Facility and Office Services Management, or a related field.
• An MBA will be an added advantage.
• Minimum 8 years of substantial experience

FRENCH

• BAC+ 3 ou équivalent en administration des affaires, gestion des services de bureau et des installations, ou dans un domaine connexe.
• Un MBA sera un atout supplémentaire
• 8 ans d'expérience substantielle

Skills and Competencies

ENGLISH

• Good understanding of trends, challenges, opportunities, regulations and legislations relating to the cement manufacturing industry.

• Sound knowledge of DCCI’s business operations, product and service offerings.

• Understanding of general human resources policies and procedures

• Good knowledge of employment/labor laws

• Excellent communication and people skills

• Aptitude in problem-solving

• Desire to work as a team with a results driven approach

• Proficiency in the use of MS Office Word and Excel, and SAP

• Fluent in both oral and written English;

• In-depth knowledge of local and DCCI approved QHSE policies and norms

• Good knowledge of ISO standards

FRENCH

• Bonne compréhension des tendances, des défis, des opportunités, des réglementations et des législations relatives à l'industrie de la fabrication du ciment.

• Bonne connaissance des activités commerciales de DCCI, des produits et des services offerts.

• Compréhension des politiques et procédures générales en matière de ressources humaines

• Bonne connaissance de la législation du travail

• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations humaines

• Aptitude à la résolution de problèmes

• Désir de travailler en équipe avec une approche axée sur les résultats

• Maîtrise de l'utilisation de MS Office Word et Excel, et de SAP

• Parler et écrire couramment l'anglais ;

• Connaissance approfondie des politiques et des normes QHSE locales et approuvées par le DCCI

• Bonne connaissance des normes ISO

Benefits

• Assurance santé privée
• Apprentissage et développement